効果的な記者発表の法則！企画から実施までの完全ガイド

今回は、このような悩みを解決する効果的なプレスリリースの発信時期について説明します。

これまでに経験がなく広報PR担当者になった場合に、上司・先輩から「記者発表を対応するように」と言われても、どう進めてよいかわからないと思います。

また、「とりあえず」記者発表をしても思うような効果は得られません。

そのため、本記事では記者発表の企画から実施までの方法についてご紹介します。

記者発表とは？

記者発表とは複数の報道機関を集めて、企業が説明会をすることです。

「攻め」の広報における、報道対応は主に３種類あります。

それが、「記者発表」と「プレスリリース」、「取材対応」になります。その中でも「記者発表」は、企業や組織が新しい製品、サービス、重要なイベントなどに関する情報を幅広く一斉に伝える手法です。

複数の報道機関を集めて情報を発信することになり、大勢のメディアが報道することが予想できる場合に採用されます。

記者発表のデメリットは？

記者発表をすることにはデメリットがあるため、注意して対応を進めましょう。

それが、ニュースバリューが高くないと「報道されない可能性があること」と「記者発表に記者が集まらない可能性があること」です。

記者発表のメリットは？

ニュースバリューが大きければ、「一斉に報道される可能性があること」が大きなメリットです。

波及力が高く認知度を高めることができます。

特に、テレビ局であれば放映される可能性が非常に高くなります。

記者発表に新聞社の記者が来ても記事にならないこともありますが、

長時間撮影などをするテレビ局であれば放映されやすいです。

（私の経験では、テレビ局が記者発表に来て報道されないのは１度だけでした）

記者発表が適しているネタ

記者発表する内容としては、複数の記者が集まって一斉に報道されるような情報が適しています。

例えば、決算発表や中期経営計画・事業戦略、企業買収、新規事業・サービス・商品などです。

数字も出せる内容となるため、記者が記事として書きやすい一方で、一般の人にはあまり興味のないような内容でも掲載される可能性が高まります。

また、現場見学ができるようなものもテレビ局が撮影できるため、検討するとよいでしょう。

記者発表までの流れ

記者発表の開催は、記者への案内から配布資料の作成など準備が８割です。

以下に記者発表に至るまでの流れを紹介します。

４週間～３週間前

（１）記者発表の概要決定（登壇者や日程、主な流れ）
記者発表で登壇者は重要な要素です。基本的には役員クラス、部門長には登壇してもらうようにしたいところです。
施設見学会などであれば、施設をどのように見せるのかを決めましょう。

記者発表の開催場所を自社施設ではなく、場所を借りるようであれば予約を入れましょう。

このタイミングで、どういったことを報道してもらうことを狙うか考えておきましょう。

（２）記者クラブに申し入れ

記者クラブによって規則がことなりますが、記者発表する場合には事前に対象となるエリアの記者クラブに申し入れをします。

（記者発表の日時や開催場所、説明内容の概要などを通知）

（３）案内文の発送、呼び込みの開始
記者発表に記者を呼び込むために概要をまとめた案内文を作成し、記者クラブやお付き合いのある記者に呼び込みの連絡をします。
日頃お付き合いのない記者には直接FAXをお送りして、電話で連絡します。
呼び込みは前日まで続けてよいと思います。

３週間～１週間前

（１）ニュースリリースの作成

記者発表当日にお渡しするニュースリリースを作成します。関係者が複数にわたると調整に時間がかかるため、コンセンサスの取れた内容をまとめましょう。

会社によってことなりますが、社長や担当役員など適切に承認を得ておくことで社内からのハレーションが生まれないよう配慮することが重要です。

（２）想定問答の作成

ニュースリリースを基にどういった質問が来るのかを広報が作成。担当部署と回答内容を相談しながら決めていきましょう。

できるだけ、記事になるような回答をしてもらえるよう事前調整することが大切です。

（３）司会台本や登壇者のあいさつ文、説明文を作成

記者発表当日にどういった流れ何を話すのかを決めておきましょう。
役員または部門長による挨拶の内容、担当者による説明内容で何を話すのか広報が確認し、報道につながるよう内容を決めます。

（４）オペレーションの確認

最悪、司会と登壇者で記者発表は開催できますが、手厚く記者をもてなすために複数の広報担当者で対応できる場合には当日のオペレーションも確定されましょう。

１週間前

テレビ局の参加が決まってない場合にはテレビ局向けの案内文を作成して改めてご案内するとよいでしょう

当日

記者発表を対応し、広報担当者は記者発表後の補足対応をします。

記者発表後

報道状況の確認と関係者への共有をしましょう

記者発表の重要なポイント

企画段階で想定記事の作成が重要になります。

記者にどういったところがニュース性があるのか説明するためにも想定記事を作成するとよいです。

しっかりと記者の気持ちになって、記事を作成する癖をつけましょう。

記者は忙しい中で記者発表に来てもらうことになります。そのため、

記者に迷惑を掛けないためにも記事を書いてもらえるネタで記者発表を企画しましょう。

まとめ

新広報担当者に向け、記者発表の方法について解説しました。

記者発表は企業が新製品やサービスを報道機関に幅広く伝える手法です。デメリットとして、報道されない可能性や記者が集まらないリスクがあるため注意が必要です。しかし、大きなニュースバリューがあれば一斉に報道され、認知度が高まります。

特にテレビ局での放映可能性が高いのが特徴です。

記事になるような質問回答の準備やオペレーション確認も重要ですので、想定記事を元に具体的な情報を提供し、記者の興味を引く工夫も必要です。

効果的な記者発表の実現することで広報担当者として実績を積み重ねていきましょう！